Beim Einsatz von Biometrie in einer Geschäftsstelle müssen nach UVV-Kassen alle Geldbestände (Neben- und Hintergrundbestand) mit in das biometrische System integriert werden. Es ist also nicht ausreichend die Nebenbestände im Tagestresor biometrisch zu sichern, sondern es müssen alle Wertgelasse, auf welche der Mitarbeiter Zugriff hat, biometrisch gesichert werden. Ein Mitarbeiter darf also in einer PLUS-Lösung nach UVV-Kassen ohne vorherige biometrische Identifizierung nicht an Bargeld kommen. Wie können nun Panzergeldschränke, Tresorräume, Geldautomaten, Recycler, etc. biometrisch gesichert werden? Für die UVV-konforme Absicherung gibt es verschiedene Varianten. Neben der hier beschreibenen Variante des Schlüsseldepots, empfielt es sich den mechanischen Verschluss des Tresors auf einen elektronischen Verschloss (E-Schloss) umzurüsten, da das Schlüsseldepot nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entspricht.
- Schlüsseldepot: Sicherung der mechanischen Tresorschlüssel in einem Fach im Multisafe. Die mechanischen Tresorschlüssel werden bei diesem Verfahren elektronisch überwacht, damit diese auch immer wieder vom Mitarbeiter zurückgebracht werden. Das Schlüsseldepot sichert hierbei den Schlüssel auf elektronische Weise im Multisafe. Der mechanische Tresorschlüssel wird über einen sogenannte Einmal-Plombe aus Stahl mit dem elektronischen Schlüssel verplombt. Vom System wird also erkannt, ob der Schlüssel im Fach des Tagestresors liegt oder sich außerhalb des Tagestresors befindet. Nachteil jenes Verfahrens ist der hohe kaufmännische Aufwand für das Schlüsseldepot im Vergleich zum „geringen“ Nutzen. Der Benutzer profitiert nicht von einem elektronischen Schloss, sondern es werden die mechanischen Schlüssel beibehalten. Die UVV-Kassen empfiehlt immer einen Lösungs-Weg „auf dem aktuellen Stand der Technik“. Dies ist beim Schlüsseldepot nicht der Fall. Kaufmännisch sinnvoller ist daher immer eine Umrüstung/Modernisierung des Tresors auf ein elektronisches Schloss.
Der beispielhafte Ablauf für ein „Standard“ Schlüsseldepot sieht wie folgt aus: (Ablauf für Schlüsseldepot „proxsafe“ abweichend – s.u.)
Entnahme des Schlüssels:
- Zwei Mitarbeiter geben das „Schlüssel-Fach“ des Tagestresors mittels biometrischer Identifizierung frei.
- 5 Min Zeitverzögerung laufen ab.
- Mitarbeiter entnimmt den mechanischen Tresorschlüssel aus dem Schlüsseldepot
- Das System erkennt die Entnahme des mechanischen Tresorschlüssels
- Der Mitarbeiter schließt das „Schlüssel-Fach“ des Tagestresors und geht zum Panzergeldschrank, um diesen mit dem entnommenen mechanischen Schlüssel zu öffnen.
Rückgabe des Schlüssels:
- Mitarbeiter gibt das „Schlüssel-Fach“ des Tagestresors mittels biometrischer Identifizierung frei.
- Fach öffnet sich sofort (ohne Wartezeit), um die Gefährdung zu reduzieren.
- Mitarbeiter steckt den Schlüssel zurück in das Schlüsseldepot
- Das System erkennt die Rückgabe des Tresorschlüssels
- Der Mitarbeiter schließt das „Schlüssel-Fach“ des Tagestresors.
Die Zeit (Dauer), welche sich der Schlüssel außerhalb des „Schlüssel-Faches“ des Tagestresors befinden darf, lässt sich in OSsecure einstellen (maximale Öffnungszeit). Wenn die Zeit überschritten wird, erfolgt die „normale“ Fach-Alarmierung. Dies ist KEIN stiller Alarm (EMA), sondern jene Alarmierung, welche auch bei einem zu lange geöffneten Fach erfolgt. Alle Werte (auch und gerade die Tresorschlüssel) müssen ausserhalb der Geschäftszeiten, bzw. über Nacht aus dem Tagestresor entnommen werden, da diese im Tagestresor nur wärend der Öffnungszeiten versichert sind.
Schlüssel-Entnahme über Nacht (vs. Fach-Alarmierung)
Sofern die Schlüssel aus dem Schlüsseldepot zum Kassenabschluss über die Funktion „Komplettöffnung“ entnommen werden, wird die Überwachung der Schlüssel „über Nacht“ ausgesetzt. Am Morgen wird nach der „Befüllung“ des Tagestresors die Überwachung der Schlüssel wieder aktiviert. Wenn die Schlüssel NICHT über die Komplettöffnung, sondern über die „normale“ Funktion der Schlüssel-Freigabe entnommen werden, dann bleibt die Überwachung aktiv und nach Ablauf der „maximale Öffnungszeit“ erfolgt die Fach-Alarmierung und das Gerät piept dauerhaft (über Nacht).
Besonderheiten Schlüsseldepot „proxsafe“
Bei dem Schlüsseldepot „proxsafe“ handelt es sich um ein seriell (USB-Seriel-Wandler) angebundenes Schlüsseldepot, welches mittels Transponder den Schlüssel im Depot sichert. Dieses Schlüsseldepot wird bei Neubestellungen aufgrund seiner technischen Eigenschaften und seines vergleichsweise hohen Preises nicht mehr angeboten und „verkauft“, da eine Umrüstung des mechanischen Verschlusses des Tresors auf ein Elektronik-Schloss kaufmännisch sinnvoller ist. Bestehende Schlüsseldepots werden jedoch von OSsecure unterstützt. Das Schlüsseldepot hat die Eigenschaft, dass bei einem dauerhaften Betrieb des Tagestresors die Kommunikation zum Schlüsseldepot (mehrfach im Monat) abbrechen kann. Der Schlüssel wird in einem solchen Fall erst nach einem Neustart des Systems ausgegeben. Eine Lösungsmöglichkeit für jene Kommunikationsabbrüche ist es, Ossecure zum Kassenschluss herunterzufahren und den Tagestresor vollständig auszuschalten (stromlos). Das Ausschalten des Gerätes empfiehlt sich auch deshalb, da die Überwachung (Schlüssel-Entnahme über Nacht) beim „proxsafe“ nicht nachts deaktiviert werden kann.